Online-Gründung: Was ist zu beachten bei der digitalen Gesellschaftsgründung?
- Gesellschaftsrecht
Wer heute ein Unternehmen gründen will, muss dafür nicht mehr zwingend persönlich beim Notar erscheinen. Seit der Umsetzung der EU-Digitalisierungsrichtlinie in das deutsche Recht ist die vollständige Online-Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) in Deutschland möglich. Was nach einem rein technischen Fortschritt klingt, hat weitreichende rechtliche Implikationen – für die Gründer ebenso wie für ihre Berater. Praktisch ist das Online-Verfahren eine Erleichterung und gerade bei digitalaffinen Start-up-Gründern zunehmend beliebt.
Rechtlicher Rahmen: GmbHG, BeurkG und BNotO
Den gesellschaftsrechtlichen Ausgangspunkt bildet § 2 Abs. 3 GmbHG, der die Online-Beurkundung des Gesellschaftsvertrags per Videokonferenz unter Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen ermöglicht. Flankiert wird dies durch § 16a Abs. 1 BeurkG: Danach dürfen notarielle Online-Verfahren ausschließlich über das besonders gesicherte Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer durchgeführt werden. Private oder kommerzielle Videokonferenzlösungen sind damit ausgeschlossen. Zugelassen ist dies für Beurkundungen zur Gründung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) sowie für Beglaubigungen von Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister; außerdem können einstimmig gefasste Gesellschaftsbeschlüsse über Satzungsänderung einschließlich Kapitalmaßnahmen online beurkundet werden. Für Gründungen mit Sacheinlagen bleibt das persönliche Erscheinen weiterhin erforderlich. Besondere Beachtung verdient § 10a Abs. 3 BNotO, der den Amtsbereich des Notars im Online-Verfahren regelt: Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation gelten nur dann als im Amtsbereich ausgeübt, wenn sich in diesem der Sitz der betroffenen Gesellschaft, bei ausländischen Gesellschaften der Sitz oder die Geschäftsanschrift einer inländischen Zweigniederlassung, der Wohnsitz oder Sitz eines organschaftlichen Vertreters oder der Wohnsitz oder Sitz eines im Register eingetragenen Gesellschafters befindet. Eine freie Wahl beliebiger Notare im gesamten Bundesgebiet ist im Online-Verfahren daher nicht möglich.
Praktischer Ablauf: Schritt für Schritt
Die Gründer bitten einen Notar ihres Vertrauens, sie zu einem Videoverfahren einzuladen; sie erhalten sodann einen Einladungslink, über den sie sich registrieren und an der Videokonferenz teilnehmen können. Alternativ kann über die Plattform online.notar.de eine Anfrage an einen Notar gestellt werden.
Für die Teilnahme sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
- Ausweisdokumente: Deutsche Staatsangehörige, die über einen gültigen Personalausweis verfügen, der ab dem 02.08.2021 ausgestellt wurde, benötigen lediglich diesen – inklusive freigeschalteter Online-Ausweisfunktion (eID). Wurde der Personalausweis vor dem 02.08.2021 ausgestellt, ist zusätzlich ein gültiger Reisepass erforderlich. Auch Gründer, die nicht deutsche Staatsangehörige sind, können in der Regel mit ihren Ausweisdokumenten am Onlineverfahren teilnehmen.
- Technische Ausstattung: Für die Teilnahme ist Standard-Hardware ausreichend: ein Computer, Laptop oder Tablet mit Webcam, Ton und stabiler Internetverbindung sowie ein Smartphone mit NFC-Schnittstelle, Mobilfunkempfang und der kostenlosen Notar-App.
- Registrierung: Die Gründer müssen sicherstellen, dass ihre Registrierung unter online.notar.de abgeschlossen ist, die Erstidentifikation erfolgt ist und ein aktives Signaturzertifikat vorliegt.
Fallstricke und was Nachwuchsjuristinnen und -juristen wissen müssen
Mit den notariellen Online-Verfahren können im Gesellschaftsrecht Videobeurkundungen und -beglaubigungen durchgeführt werden, wobei die bewährte notarielle Beratung erhalten bleibt. Das Videoverfahren ist eine zusätzliche Option – auch künftig kann ein Präsenzverfahren gewählt werden. In der Beratungspraxis ist jedoch zu beachten: Technische Störungen, fehlende oder inkompatible Ausweisdokumente sowie Firewall-Einstellungen in professionellen Netzwerkumgebungen können den Prozess verzögern.
Nach der Online-Beurkundung eröffnen die Geschäftsführer in der Regel ein Bankkonto, worauf die Gründer das Stammkapital einzahlen. Danach kann die Gesellschaft zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden.
Gesellschaftsrechtliche Beratung beginnt nicht beim Unternehmensverkauf – sie beginnt bei der Gründung. Wer die normativen Grundlagen des digitalen Verfahrens, insbesondere das Zusammenspiel von GmbHG, BNotO und der Infrastruktur der Bundesnotarkammer, souverän beherrscht, legt damit ein solides Fundament für die gesamte anwaltliche Praxis.
