Magazin-Artikel
03.11.2016 | Autor/in: Norbert Parzinger

Immer erreichbar?

Ein Beitrag aus azur 2/2016

Ein Beitrag aus azur 2/2016

Moderne Kanzlei-IT erleichtert das Leben. Mobile Endgeräte können sogar den Weg ins Büro überflüssig machen. Doch der Komfort ist teuer erkauft: Durch ständige Erreichbarkeit ist Feierabend oft nur noch ein Luxusgut.

Von Norbert Parzinger

Rote Ampeln überfährt man nicht. Schon gar nicht in Stuttgart, wo es vielleicht noch ein bisschen wichtiger ist als anderswo in Deutschland, dass Ordnung herrscht und Vorschriften auch eingehalten werden. Erst recht, wenn man die Vorschriften selbst formuliert hat. ­Deshalb wird Dr. Christian Cascante den Teufel tun und einem der rund 100 Gesellschaftsrechtler und M&A-Anwälte bei Gleiss Lutz mehr Arbeit auf den Tisch geben, wenn die Ampel rot zeigt.

In der Corporate-Praxis von Gleiss Lutz bedeutet die rote Ampel sinngemäß „bin ­gerade völlig unter Wasser, bitte keine zusätzlichen Projekte“. Jeder Anwalt, ob Partner oder Associate, ob am historischen Stammsitz der Kanzlei in Stuttgart oder in Frankfurt, Düsseldorf, München, Hamburg oder Berlin, stellt am Montagmorgen seine Ampel in ­einem Computerprogramm auf rot, gelb oder grün – je nachdem, wie stark seine Auslastung in der kommenden Woche sein wird.

Gerechte Auslastung?

Christian Cascante von Gleiss Lutz verteilt die Arbeit für die Associates nach einem Ampelsystem.

Christian Cascante von Gleiss Lutz verteilt die Arbeit für die Associates nach einem Ampelsystem.

Die daraus erstellte Übersicht nutzen Cascante, der Leiter der Corporate-Praxis, und seine Stellvertreter Dr. Gabriele Roßkopf und Dr. Ralf Morshäuser, um die Mandatsarbeit der nächsten Tage auf die Anwälte der Praxis zu verteilen. „Früher haben die Corporate-Leiter jeden Montag telefoniert, um festzustellen, wo Kapazitäten frei sind und wo nicht“, sagt Cascante. „Aber vor einigen Jahren waren wir an einem Punkt, wo das nicht mehr ausreichte, um den Überblick zu behalten und die Arbeit gerecht verteilen zu können.“

Ähnlich wie Gleiss Lutz bemühen sich inzwischen viele Kanzleien um eine gerechte Aus­lastung. In etlichen Sozietäten kümmern sich ‚Allocation-Partner‘ wie Cascante neben ihrer eigenen Mandatsarbeit auch um diese Aufgabe. Ashurst stellte im Herbst 2015 sogar ­einen eigenen Managementberater ein, der in der britischen Corporate- und Finance-Praxis dafür sorgen soll, dass jedes Mandat von den geeignetsten Asso­ciates bearbeitet wird – und nicht immer nur von den Associates, an die sich der federführende Partner gewöhnt hat. Geeignet heißt dabei auch: nicht schon seit Wochen am Anschlag.

54 Stunden am Schreibtisch

Von einem solchen System können viele Asso­ciates in Deutschland nach wie vor nur träumen. Schon die Arbeitsbelastung insgesamt ist hoch. Im Durchschnitt verbringen Associates in Wirtschaftskanzleien hierzulande gut 54 Stunden pro Woche am Schreibtisch, wie die azur-Asso­ciateumfrage 2015 ergab. Die Unterschiede ­zwischen den einzelnen Fachbereichen sind ­allerdings ausgeprägt. Vergleichsweise komfortabel geht es in den Teams für Medien-, Vertriebs-, Handels- und Vertragsrecht sowie im Gewerb­lichen Rechtsschutz zu: Dort fallen im Schnitt unter 52 Wochenstunden an.

 Am anderen Ende des Spektrums stehen die Banking-, M&A- und Kartellrechtspraxen mit über 56 Stunden. Im Bereich Private Equity und Venture Capital sind es im Schnitt sogar glatte 58 Stunden. Und einzelne Transaktionskanzleien übertreffen auch diese Zahl noch deutlich: Bei Sullivan & Cromwell sowie Willkie Farr & ­Gallagher etwa kamen 2015 im Mittel über 60 ­Wochenstunden zusammen. Zum Vergleich: In Rechtsabteilungen liegt der Schnitt laut azur-Umfrage bei knapp 47 Wochenstunden.

Viele Kanzleien verlangen von ihren Anwälten eine feste Mindestanzahl von Honorarstunden, sogenannten Billable Hours. Darunter fallen je nach Kanzlei zwar auch Pro-Bono-Aktivitäten, die Teilnahme an Bewerbungsgesprächen und andere Aufgaben. Dennoch wollen 1.800 bis 1.900 Stunden im Jahr, wie sie einige internationale Großkanzleien schon im ersten Berufsjahr von ihren Associates erwarten, erst einmal erarbeitet sein (Billable-Hours-Vorgaben 2016). Immerhin bekommen neue Mitarbeiter in vielen Sozietäten zunächst ein bis zwei Jahre Schonfrist, in denen nur eine reduzierte Zahl von abrechenbaren Stunden angesetzt ist.

Die reine Stundenzahl ist für die meisten ­Associates aber gar nicht das Gravierendste. Dass die Auslastung der Teams zu sehr von den einzelnen Partnern abhängt, ist eine seit Jahren wiederkehrende Klage der Teilnehmer der azur-Asso­ciateumfrage. Um Abhilfe zu schaffen, fordern etliche Anwälte, müssten die Kanzleien „sinnvolle Strukturen zur Vermeidung zu starker Belastungsschwankungen einführen“ oder gleich auf ein Associate-Pool-System umstellen, das die ­feste Zuordnung zu einem bestimmten Team aufhebt und eine gleichmäßigere Arbeitsverteilung ermöglicht.

Ein freier Abend pro Woche

Zumal etwa Transaktionsanwälte, die ohnehin schon ein hohes Stundenpensum bewältigen müssen, auch noch von einem weiteren Nachteil betroffen sind: Wenn ein Deal in die heiße Phase geht, lässt sich oft nicht vorhersagen, was wann wie dringend ist. Ganz davon zu schweigen, dass sich meist nicht Wochen oder gar Monate im Voraus absehen lässt, welche Mandate die Anwälte beschäftigen werden. Ein lang geplanter Urlaub oder auch nur ein privater Termin nach Feierabend sind damit oft hinfällig, wenn die Kanzlei nicht gezielt gegensteuert.

Bei Gleiss Lutz bemüht man sich darum, jedem Associate wenigstens einen zuverlässig freien Abend pro Woche zu verschaffen. „Oft stört die Associates weniger der Zeitaufwand an sich als die fehlende Planungs­sicherheit“, erklärt Corporate-Leiter Cascante. „Darum sollen sich unsere Leute darauf verlassen können, dass ihnen an ihrem freien Abend das Team den Rücken freihält.“

Notfall oder nicht?

Auch diese Regelung hat allerdings Grenzen. „Wenn ein Deal richtig heiß wird, muss ich mich bei Einsatz und Erreichbarkeit voll auf meine Asso­ciates verlassen können. Umgekehrt müssen sie sich darauf verlassen können, dass ich das nur fordere, wenn es notwendig ist“, sagt der 51-Jährige. Ganz grundsätzlich haben die wenigsten Anwälte etwas gegen diese Erwartung. Doch wer definiert, was ein Notfall ist und was nicht?

„Extreme Anforderungen an die sofortige Erledigung von nur scheinbar eiligen Fragen zurückfahren, Feierabend und Wochenenden der Associates respektieren“, fordert etwa ein azur-Umfrageteilnehmer aus dem Frankfurter Büro einer US-Transaktionskanzlei – keine Adresse, die Bewerber mit übersteigerten Erwartungen an ihre Work-Life-Balance anzieht.

Am kritischsten sehen viele Associates aber, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zusehends verschwimmen. Viele Kanzleien statten ihre Anwälte mit Mobilgeräten aus, die nicht nur dem Arbeitskomfort und der IT-Sicherheit dienen, sondern auch ständige Erreichbarkeit gewährleisten. Ein Kanzlei-Laptop und ein Kanzlei-Blackberry sind meistens Standard, manchmal auch noch ein zusätzliches Kanzlei-Smartphone.

„Die Technik ist Fluch und Segen zugleich“, meint Dr. Peter Nussbaum, M&A-Partner im Münchner Büro der US-Kanzlei Milbank Tweed Hadley & McCloy. Wenn die Kanzlei ihre IT so eingerichtet hat, dass der Zugriff auf Schriftsätze, Datenbanken und andere Inhalte von unterwegs genau so möglich ist wie im Büro, wird der Arbeitsalltag sofort viel flexibler.

Ganz gleich, ob die Kanzlei nur ausnahmsweise duldet, dass ein Associate nachmittags sein Kind vom Kindergarten abholt, oder ob sie ihrer Mannschaft freistellt, von den Malediven aus zu arbeiten, wie die Prozess-Boutique Quinn Emanuel Urquhart & Sullivan – allein, dass der Weg ins Büro nicht unbedingt nötig ist, spart allen Seiten ordentlich Zeit.

Peter Nussbaum von Milbank sieht die Technik als Fluch und Segen zugleich.

Peter Nussbaum von Milbank sieht die Technik als Fluch und Segen zugleich.

Der altgediente Transaktionsanwalt Nussbaum hat noch ganz andere Zeiten erlebt. „Als ich 1990 anfing, gab es weit und breit nur einen einzigen Anwalt mit Mobiltelefon.“ Prof. Dr. Reinhard Pöllath, der Gründer von P+P Pöllath + Partners, trug schon damals ein Siemens-C-Netz-Gerät mit kiloschwerem Akku-Koffer über der Schulter, um für seine Mandanten immer erreichbar zu sein. Alle anderen Anwälte hatten Festnetztelefone, manchmal auch einen Büro-PC und vielleicht sogar eines der damals völlig neuen Faxgeräte. „Das Tempo war sicher ruhiger als heute“, sagt der 53-jährige Nussbaum. „Wenn ein Vertragsentwurf oder Schriftsatz fertig war, kam er in die Post oder vereinzelt Telefax, und dann war ein paar Tage Ruhe, bis die Antwort einging.“

Dicke Beule im Jackett

Andererseits war es selbstverständlich, die Asso­ciates am Samstag oder Sonntag ins Büro zu zitieren, wenn dringende Arbeit anlag. „Es lastete mehr auf den Einzelnen, denn die Leverage war niedriger und die Teams deutlich kleiner als heute. Physische Verhandlungen und Drafting Sessions waren häufiger und konzentrierter, weil dort alles Relevante geklärt werden musste – man konnte ja nicht anschließend noch drei, vier Punkte per E-Mail nachreichen.“

Mitte der 1990er-Jahre legten sich die ersten Transaktionsanwälte ihr eigenes Handy zu, nach dem Vorbild der gerade auf dem deutschen Markt gelandeten Finanzinvestoren. „Den M&A-Anwalt erkannte man an der dicken Beule im Jackett, auf Höhe der Innentasche, wo das Mobiltelefon steckte“, erinnert sich Nussbaum.

Heute hält sich der Stolz auf den Dienst-Blackberry in Grenzen. Ganze Scharen von Teilnehmern an der azur-Associateumfrage verlangen „weniger E-Mails nach 22 Uhr“, „Schluss mit der ständigen Erreichbarkeit“ und „Akzeptanz von Freizeit, die man selbst gestalten möchte“. Nussbaum beteuert zwar, dass noch kein Associate in seinem Team ein E-Mail-Verbot am Wochenende gefordert habe. Doch sieht er auch die Nachteile der technischen Aufrüstung. „Die Arbeit ist wahrscheinlich nicht mehr geworden, sie wurde flexibler, hat nur oft keine klaren Grenzen mehr“, resümiert er. „Und eines hat sich ganz massiv verändert: die Erwartungshaltung der Mandanten.“

Mandantenlob für Nachtarbeit

Wenn ein Rechtsabteilungsleiter seinen Anwalt für „schnellen und konstruktiven Rat auch mitten in der Nacht“ lobt, kann man sich die Ansprüche vorstellen, mit denen viele Associates schon in den ersten Berufsjahren konfrontiert sind. Für Gleiss Lutz-Partner Cascante sind die Anforderungen eindeutig: „Das Mandat hat oberste Priorität, das muss allen klar sein. Außer in einer heißen Phase erwarte ich aber nicht, dass ein Associate zu den unmöglichsten Zeiten sofort zurückmailt. Bei Partnern sind meine Anforderungen an Erreichbarkeit da höher.“

Allerdings gibt es noch eine andere Partei, die sich für die Arbeitsbelastung von angestellten Anwälten interessiert – wenigstens manchmal. 2014 marschierte bei etlichen Kanzleien in Hamburg, von Esche Schümann Commichau über Freshfields Bruckhaus Deringer bis hin zu Norton Rose Fulbright, die örtliche Arbeitsschutzbehörde ein. Die Beamten überprüften nicht nur, ob ergonomische Bürostühle vorhanden und die Büros ausreichend belüftet waren, sondern durchleuchteten auch die Arbeitszeiten der Associates.

Das Ergebnis: vielfach „Defizite bei der Ermittlung der psychischen Belastung“ durch fehlende Dokumentation von Überstunden. Zwar kamen die betroffenen Kanzleien mit Abmahnungen statt Bußgeldern davon. Der Schreck allerdings saß tief. Einige Sozietäten begannen daraufhin, die Arbeitszeiten ihrer Associates genauer zu über­wachen und Vielarbeiter gezielt zu entlasten.

Hilferuf an die Arbeitsschutzbehörde

Anlass für die Kontrollen war damals ein Hilfe­ruf. Einige Anwälte – und ihre Ehepartner – hatten die Behörde eingeschaltet, weil sie ihre Arbeitszeiten schlicht unerträglich fanden. Dass es so weit nicht kommen sollte, ist auch vielen Kanzleien klar. Doch mit den im Arbeitszeitgesetz vorgesehenen acht bis ausnahmsweise zehn Stunden Maximum kommen die wenigsten Praxen dauerhaft aus, und die Verlagerung von ­Büroarbeit auf das heimische Sofa hat die Grenzen eher noch ausgeweitet. Rote Ampeln mögen dabei helfen, diese Entwicklung zu bremsen. Ein Teilnehmer an der azur-Associateumfrage wäre allerdings schon zufrieden, wenn er wenigstens abschalten könnte, während viele Ampeln nur noch gelb über nächtlichen, leeren Kreuzungen blinken: Er fordert für seine US-Kanzlei schlicht ein „Arbeitsverbot von 24 bis 6 Uhr“. <<