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20.10.2015 | Autor/in: Christin Nünemann
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Kostenkontrolle: Der Legal Spend Manager der Lufthansa

Ein Beitrag aus dem azur Karrieremagazin 2/2015

Ein Beitrag aus dem azur Karrieremagazin 2/2015

Rechtsabteilungen sind längst kein Kostenfaktor mehr, sondern tragen zum wirtschaftlichen Erfolg bei. Matthias Langbehn steht als Legal Spend Manager bei der Deutschen Lufthansa an der Spitze dieser Entwicklung. Mit azur sprach er über die neuen Anforderungen für Syndikusanwälte. Interview: Christin Nünemann (aus azur 2/2015)

azur: Herr Langbehn, Sie haben die Hand auf dem Budget für externe Rechtsberatung und spornen Ihre Kollegen immer wieder zu Eigenleistung an. Warum wurde die Position des Legal Spend Managers in der Rechtsabteilung etabliert?

Matthias Langbehn: Getrieben wurde die Entwicklung von der wirtschaftlichen Situation des Konzerns. Wie viele andere Unternehmen muss sich auch die Lufthansa ökonomischer aufstellen. Dafür wurde ein Zukunftsprogramm entwickelt, das alle Abteilungen dazu anhält, Kosten zu reduzieren. Ein Teil dieses Zukunftsprogramms ist es, die externen Rechtsanwaltskosten des Konzerns zu messen, zu kanalisieren, übergreifend zu koordinieren und dadurch Kosten zu senken.

Wie genau setzen Sie diese Aufgabe um?

Matthias Langbehn

Matthias Langbehn

Als Legal Spend Manager kanalisiere ich die notwendigen Mandatierungen auf eine geringere Anzahl von Partnerkanzleien. Dadurch fokussieren wir uns letztlich auf weniger Kanzleien, die mehr Mandate von uns bekommen. Das schlägt sich zum einen in den Stundensätzen nieder. Zum anderen merken wir: Je besser wir die Kanzleien kennen, desto reibungsloser arbeiten wir zusammen.

Welche Werkzeuge helfen der Rechtsabteilung bei der möglichst kosteneffizienten Mandatierung?

Wir haben ein sogenanntes Matter-Managementsystem entwickelt, das zeigt: Welche Kanzleien haben wir in unserem Pool? Welche finden wir interessant? Mit welchen möchten wir die Zusammenarbeit weiter ausbauen? Hier sind auch Stundensätze und die Hauptansprechpartner der Kanzleien hinterlegt. Aus diesem Bestand wählt jeder Inhouse-Counsel, der einen externen Rechtsberater mandatieren möchte, eine Kanzlei aus.

Wie beeinflusst das die Arbeit der einzelnen Syndizi?

Vor der Mandatierung muss jeder Inhouse-Counsel genau angeben, für welche Gesellschaft er mandatiert, in welchem Land und in welchem Rechtsgebiet. Das System zeigt an, welche Kanzleien infrage kommen. Wenn dem Inhouse-Counsel keine der angezeigten Kanzleien passend erscheint, kann er in dem System eigenständig eine neue Kanzlei anlegen, inklusive Stundensätzen et cetera. Zudem muss er die erwarteten Anwaltskosten angeben. Anschließend werde ich vom System benachrichtigt, dass ein Kollege eine externe Kanzlei mandatieren möchte. Ich prüfe dann, ob dieser Vorgang sinnvoll ist. Gleichzeitig erhält auch der für den Inhouse-Counsel zuständige Direktor eine E-Mail von dem System zur Freigabe.

Das heißt, ein Inhouse-Counsel kann keine Alleingänge unternehmen?

Nein. Es ist immer vorgesehen, dass der zuständige Direktor die Entscheidung mitträgt. Der Legal Spend Manager muss immer dann zusätzlich zustimmen, wenn ein gewisses Budget pro Mandat überschritten oder eine neue Kanzlei ausgewählt wird. Das gibt mir systemisch die Möglichkeit, einzugreifen und mit dem Inhouse-Counsel zu besprechen, ob vielleicht auch eine andere Kanzlei infrage kommt. Das kann aus übergeordneten Gründen sinnvoll sein.

Inwiefern kann das Unternehmen dadurch die Kosten besser kontrollieren?

Alle von uns mandatierten Kanzleien mit all ihren entsprechenden Mandaten befinden sich in der Datenbank. Dadurch wissen wir, in welchem Land und in welchem Rechtsgebiet wir schon eine Kanzlei mandatiert haben – und zu welchen Stundensätzen. Gleichzeitig haben wir eine Übersicht über sämtliche Rechnungsbeträge, die anfallen und bezahlt wurden – nach Rechtsgebiet, nach Kanzlei, nach Land. Insofern habe ich auf Knopfdruck eine hervorragende Kostenübersicht.

Was treibt Sie persönlich als Legal Spend Manager an?

Mein oberstes Ziel ist die bestmögliche Rechtsberatung zu bestmöglichen Konditionen. Uns ist es sehr wichtig, dass wir wirklich kompetitive Raten bekommen. Aber am wichtigsten ist natürlich, dass der Rechtsrat gut ist. Deshalb kann es auch einmal sein, dass ich meinen Kollegen einen Anwalt empfehle, mit dem diese vielleicht nicht präferiert zusammenarbeiten. Aber er ist der beste und kosteneffizienteste auf seinem Gebiet.

Sie nehmen also eine Schnittstellenfunktion zwischen Rechtsabteilung und Einkauf ein?

Genau. Die Tatsache, dass ich als Mitglied der Rechtsabteilung zentral Rechtsdienstleistungen einkaufe, ist etwas Besonderes. Die Mandatierung von Rechtsanwälten ist so speziell, dass man hier als Jurist die besten Ergebnisse erzielt. Gerade in der Bemessung des Erfolges und in der Bemessung, ob die Rechtsdienstleistung ökonomisch erbracht wurde, hat der Jurist den besseren Überblick.

Ihre Aufgabe ist es somit auch, möglichst viele Mandate inhouse erledigen zu lassen?

In der Tat. Denn noch kostengünstiger als die Mandatierung einer günstigen Kanzlei ist natürlich die Vermeidung von externen Rechtsanwaltskosten. Wenn beispielsweise eine deutsche Lufthansa-Gesellschaft einen Anwalt in der Schweiz mandatieren will, würde ich sofort darauf hinweisen, dass wir eine Rechtsabteilung in der Schweiz haben und dass diese Prüfung natürlich von der Schweizer Rechtsabteilung vorgenommen werden kann.

Kostenübersicht auf Knopfdruck
■ Seit Januar 2013 ist Matthias Langbehn (39) der erste Legal Spend Manager der Deutschen Lufthansa. So behält er nicht nur die Kosten im Blick, sondern auch die Effizienz der Mandatierung.
■ Matthias Langbehn studierte Jura an der Freiburger Albert-Ludwigs-Universität, an der University of Sydney und an der Humboldt-Universität in Berlin. Sein Referendariat absolvierte er in Lüneburg und Hamburg.
■ Seine Karriere begann Matthias Langbehn 2007 bei der Deutschen Lufthansa. Hier war er bis 2011 im Konzernjustiziariat in Frankfurt für Vertriebsthemen zuständig. Anschließend übernahm er am Standort München die Verantwortung für alle dortigen Rechtsangelegenheiten des Geschäftsbereichs Lufthansa Passage sowie der Joint-Venture-Gesellschaften mit der Flughafen München GmbH. 2013 wurde er zudem Legal Spend Manager, 2014 zusätzlich General Counsel der Lufthansa CityLine.

Das Gleiche gilt für alle Spezialrechtsgebiete: Wir versuchen, so viel wie möglich selbst zu bearbeiten, deswegen haben wir Spezialrechtsgebiete definiert, welche von Kollegen aus der Konzernrechtsabteilung in Frankfurt heraus für sämtliche Rechtsabteilungen betreut und inhouse bearbeitet werden. Nur wenn dies nicht möglich ist, weil das Mandat einen großen internationalen Aspekt hat, weil es aus Kapazitätsgründen nicht zu schaffen ist oder weil es sehr speziell ist, erst dann vergeben wir das Mandat extern.

Erwartet das Management von den Syndizi, dass sie zum wirtschaftlichen Gesamterfolg beitragen?

Selbstverständlich. Das ist der Anspruch als Syndizi an uns selbst. Wir sehen uns als Abteilung, die über den Tellerrand hinausdenkt, um im Team mit den anderen Abteilungen die bestmögliche Lösung für den Konzern zu erreichen. Das bedeutet unternehmerisches Denken, was letztlich auch kosteneffizientes Denken ist.

Sehen Sie einen allgemeinen Trend, dass die Rechtsabteilung zum Erfolg des Unternehmens beitragen soll?

Ja, in der Tat. Es wird auch erforderlicher, zumal die Verrechtlichung sämtlicher Bereiche zunehmend fortschreitet. Da wird die Einbeziehung der Rechtsabteilung in immer mehr Entscheidungen immer wichtiger. Das bedingt natürlich, dass man sich nicht auf die reine Rechtsberatung zurückzieht, sondern ganzheitlich mitdenkt und immer den wirtschaftlichen Hintergrund versteht.

Erwarten Sie unternehmerisches Denken auch von jungen Syndizi?

Definitiv. Uns ist es sehr wichtig, dass unser Nachwuchs nicht ausschließlich an juristischen Fragestellungen interessiert ist. Wir arbeiten sehr eng mit allen Fachbereichen des Konzerns zusammen und entwickeln Lösungen gemeinsam mit anderen Fachkollegen. Das setzt voraus, dass unternehmerisches Denken oder zumindest das Interesse an der Entwicklung von unternehmerischem Denken vorhanden ist.

Wo sehen Sie den Unterschied zu einem Associate in einer Kanzlei?

Bei uns sind auch Anfänger sehr schnell mit verantwortungsvollen Themen betraut. Als Inhouse-Counsel hat man einen maßgeblichen Einfluss auf die Fortentwicklung des Unternehmens. Bei Kanzleien hingegen geht man sicherlich rechtlich sehr in die Tiefe. Aber wenn es darum geht, Projekte von Anfang bis zum Ende mit zu steuern und auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht zu verstehen, warum man die eine Entscheidung trifft und die andere nicht, ist man als Mitglied einer Rechtsabteilung näher dran.
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